Öt jel, hogy a nyomtatási flottája többe kerül a szükségesnél
A nyomtatási költség szétszórtan jelentkezik, ezért nehéz észrevenni. Öt konkrét jel, amiből látszik, hogy érdemes átvilágítani – és mi történik egy felmérés során.
A nyomtatás ritkán szerepel a költségcsökkentési listák elején – pedig egy közepes irodában évi több százezer, nagyobb szervezetnél több millió forint múlhat rajta. A baj az, hogy ez a költség szétszórtan jelentkezik: kellékanyagszámlán, szervizdíjban, elpazarolt munkaidőben. Az alábbi öt jel arra utal, hogy érdemes ránézni.
1. Senki nem tudja megmondani, mennyit nyomtatnak
Ha a kérdésre, hogy havonta hány oldal megy ki a gépeken, becslés a válasz, akkor a nyomtatás nem menedzselt költség, hanem háttérzaj. A legtöbb multifunkciós eszköz percek alatt kiadja a számlálóállását – ez az első lépés, mert enélkül minden ajánlat vaktában készül.
2. Több gyártó, több szerződés, több kapcsolattartó
Egy vegyes eszközpark három ponton is drágít: külön kellékanyagot kell raktáron tartani, külön szervizt hívni, és nincs egységes rálátás. Ha három gyártó három eszközére három szerződés fut, jó eséllyel egyik sem a legjobb feltételekkel.
3. Színesben megy ki az, aminek nem kellene
A színes oldal jellemzően többszörösébe kerül a fekete-fehérnek. Ha nincs beállítva alapértelmezett fekete-fehér nyomtatás, és nincs, aki lássa a színes–fekete arányt, akkor a különbség csendben elfolyik. Ez az egyik leggyorsabban megtérülő beavatkozás: pár beállítás, azonnali hatás.
4. Van egy gép, ami mindig sorban áll – és három, amihez senki nem megy oda
Az eszközök elhelyezése ritkán követi a tényleges munkafolyamatot. Ha egy készülék terhelése a névleges kapacitás sokszorosa, miközben másik három alig fut, akkor egyszerre fizet túlterhelésből fakadó szervizért és kihasználatlan eszközért. Az újraosztás sokszor beszerzés nélkül is javít a helyzeten.
5. A leállás mindig „hirtelen jön"
Ha a kifogyó festék vagy az elromlott gép mindig meglepetés, akkor nincs se készletfigyelés, se megelőző karbantartás. A modern flottafelügyeleti megoldások automatikusan jelzik a kellékanyagszintet és a hibákat – ez nem luxus, hanem az, ami miatt a nyomtatás megszűnik napi bosszúságnak lenni.
Mennyit lehet nyerni? A tapasztalat szerint egy soha nem átvilágított nyomtatási környezetnél a mérhető megtakarítás jellemzően két számjegyű százalék – de a pontos szám csak felmérés után mondható meg. Óvakodjon attól, aki felmérés nélkül ígér konkrét arányt.
Mi történik egy felmérés során?
- Összegyűjtjük az eszközök számlálóállásait és a kellékanyag-fogyást.
- Megnézzük a színes–fekete arányt, a duplex használatot és a csúcsterhelést.
- Feltérképezzük, hol keletkezik a dokumentum és hol kellene kijönnie.
- Kiszámoljuk a jelenlegi oldalköltséget – szervizzel, kellékanyaggal, eszközamortizációval együtt.
- Ehhez képest teszünk javaslatot: eszközszám, típus és konstrukció (vásárlás, bérlet vagy kattintásalapú).
A cél nem az, hogy új gépeket adjunk el. Több esetben az derül ki, hogy a meglévő eszközpark átrendezésével és néhány beállítással is jelentős a javulás – ilyenkor ezt mondjuk.
